Tietosuojaseloste
Tämä seloste kertoo, miten Outio käsittelee asiakkaidensa, yhteydenottajiensa ja yhteistyökumppaniensa yhteyshenkilöiden tietoja. Verkkosivuston evästeistä ja sosiaalisen median sivuistamme kerrotaan verkkosivujen ja sosiaalisen median tietosuojaselosteessa.
1. Rekisterinpitäjä ja yhteystiedot
Baguette Solutions Oy (Y-tunnus 3648648-7)
Palveluyksikkö: Outio
Postiosoite: c/o Niilas Oikarainen, Huvitie 7, 54100 Joutseno
Tietosuoja-asiat: moi@baguette.fi
Outio on Baguette Solutions Oy:n brändi. Tietosuoja-asioista vastaa toimitusjohtaja Niilas Oikarainen.
2. Lyhyesti
- Käsittelemme organisaatioiden yhteyshenkilöiden työhön liittyviä tietoja: nimeä, organisaatiota, tehtävää ja yhteystietoja.
- Otamme joskus itse yhteyttä organisaatioihin kertoaksemme Outiosta. Voit kieltää sen milloin tahansa.
- Tietoja näkevät vain Oution perustajat. Emme myy tietoja emmekä anna niitä mainontaan.
3. Kenen tietoja käsittelemme
- Meihin yhteyttä ottavien henkilöiden tietoja (esimerkiksi viestit osoitteisiin tuki@outio.fi ja myynti@outio.fi).
- Niiden yritysten ja yhdistysten yhteyshenkilöiden tietoja, joihin otamme itse yhteyttä.
- Haastatteluihin ja pilottikeskusteluihin osallistuvien tietoja.
- Asiakkaidemme yhteyshenkilöiden tietoja.
4. Mitä tietoja käsittelemme
- Yhteystiedot: nimi, organisaatio, tehtävä tai rooli, sähköpostiosoite ja puhelinnumero.
- Viestit: sähköpostit, joita lähetät meille tai joita vaihdamme kanssasi.
- Muistiinpanot: lyhyet muistiinpanot keskusteluista ja haastatteluista, esimerkiksi organisaation IT-tarpeista ja siitä, mitä on sovittu.
- Laskutustiedot: asiakkaiden laskutukseen tarvittavat tiedot.
Emme kerää arkaluonteisia tietoja, kuten terveystietoja.
5. Mistä tiedot saadaan
- Sinulta itseltäsi, kun otat yhteyttä tai keskustelemme.
- Julkisista lähteistä, kuten organisaation omilta verkkosivuilta sekä yritys- ja yhdistysrekistereistä.
- Perustajiemme paikallisten verkostojen kautta, esimerkiksi kun joku suosittelee meitä tai sinua.
6. Mihin tietoja käytetään ja millä perusteella
| Tarkoitus | Oikeusperuste |
|---|---|
| Yhteydenottoihin ja kysymyksiin vastaaminen | Pyyntösi perusteella tehtävät toimet tai oikeutettu etu (GDPR 6 art. 1 b tai f) |
| Yhteydenotot organisaatioihin Oution palveluista kertomiseksi | Oikeutettu etu: palvelujemme tarjoaminen organisaatioille (GDPR 6 art. 1 f). Voit kieltää tämän milloin tahansa |
| Haastattelut ja pilottikeskustelut palvelun kehittämiseksi | Oikeutettu etu (GDPR 6 art. 1 f) |
| Palvelun toimittaminen ja asiakassuhteen hoitaminen | Sopimus ja sen valmistelu (GDPR 6 art. 1 b) |
| Laskutus ja kirjanpito | Lakisääteinen velvoite (kirjanpitolaki; GDPR 6 art. 1 c) |
7. Missä tiedot ovat ja kuka ne näkee
- Sähköpostit tulevat yrityksemme sähköpostiin (Google Workspace).
- Yhteystiedot ja muistiinpanot ovat yrityksemme Google Workspace -palvelussa (Google Drive).
- Laskut ja kirjanpito ovat Visma Netvisor -kirjanpitojärjestelmässä.
Tietoja näkevät ja käsittelevät vain Oution perustajat. Palveluihin kirjaudutaan henkilökohtaisilla tunnuksilla.
8. Vastaanottajat ja käsittelijät
Emme luovuta tietoja ulkopuolisille heidän omaan markkinointiinsa emmekä lähetä yhteystietoja mainospalveluihin. Käytämme seuraavia palveluntarjoajia:
- Google Ireland Limited: sähköposti ja tiedostot (Google Workspace).
- Visma Solutions Oy: Netvisor-kirjanpitojärjestelmä.
Viranomaisille luovutamme tietoja vain, jos laki sitä vaatii.
9. Tietojen siirto EU/ETA-alueen ulkopuolelle
Google voi käsitellä tietoja myös EU/ETA-alueen ulkopuolella, esimerkiksi Yhdysvalloissa. Siirrot suojataan EU:n ja Yhdysvaltain välisellä tietosuojakehyksellä (EU-U.S. Data Privacy Framework) ja/tai Euroopan komission hyväksymillä vakiosopimuslausekkeilla.
10. Kuinka kauan tietoja säilytetään
- Yhteydenottajien, yhteyshenkilöiden ja haastateltavien tiedot poistetaan, kun viimeisestä yhteydenpidosta on kulunut 24 kuukautta.
- Asiakkaiden tiedot säilytetään asiakassuhteen ajan ja poistetaan, kun viimeisestä yhteydenpidosta on kulunut 24 kuukautta.
- Kirjanpitoaineisto säilytetään kirjanpitolain mukaisesti: kirjanpitokirjat ja tilinpäätös, joissa voi olla yhteyshenkilön nimi ja yleisen tason merkintä palvelusta, 10 vuotta tilikauden päättymisestä, sekä tositteet liitteineen 6 vuotta tilikauden päättymisestä.
- Jos kiellät yhteydenotot, säilytämme nimesi ja sähköpostiosoitteesi kieltolistalla, jotta emme ota sinuun enää yhteyttä.
11. Oikeutesi
Sinulla on oikeus:
- saada tietää, mitä tietoja sinusta käsitellään
- pyytää korjaamaan virheelliset tiedot
- pyytää poistamaan tietosi, ellei laki (esimerkiksi kirjanpitolaki) velvoita säilyttämään niitä
- pyytää rajoittamaan tietojesi käsittelyä tai vastustaa sitä
- kieltää yhteydenotot milloin tahansa: vastaa viestiimme tai kirjoita osoitteeseen moi@baguette.fi
- tehdä valitus Tietosuojavaltuutetun toimistolle (tietosuoja.fi), jos katsot, että tietojasi käsitellään lainvastaisesti.
Lähetä pyynnöt osoitteeseen moi@baguette.fi.
12. Automaattinen päätöksenteko
Emme tee tietojesi perusteella automaattisia päätöksiä emmekä profiloi yhteyshenkilöitä.
In English
Outio is a brand of Baguette Solutions Oy (business ID 3648648-7), the controller. We process the work-related details of people who contact Outio (tuki@outio.fi, myynti@outio.fi), of contacts at businesses and associations we approach ourselves, of interviewees and of customers: name, organisation, role, email and phone, messages, short conversation notes and invoicing details. Sources are you, public information such as organisations' websites and business and association registers, and the founders' local networks. Data is kept in our Google Workspace and, for accounting, in Visma Netvisor, and only Outio's founders see it. Contact data is deleted 24 months after the last contact; accounting material is kept as the law requires: the books for 10 years and receipts with their attachments for 6 years from the end of the financial year. You can object to being contacted at any time. Write to moi@baguette.fi to see, correct or delete your data; you can also complain to the Data Protection Ombudsman (tietosuoja.fi).